W polskim prawie cywilnym wyróżnia się kilka form zawierania czynności prawnych, z których najczęściej spotykane to: forma elektroniczna, forma pisemna i forma dokumentowa. Różnią się one stopniem formalności, sposobem utrwalenia oraz skutkami prawnymi. Zapraszamy do lektury artykułu, który wyjaśni istotne różnice między tymi trzema formami..
W tym artykule:
- Forma dokumentowa – co warto o niej wiedzieć?
- Forma pisemna a forma elektroniczna – czym się różnią?
- Podsumowanie
Forma dokumentowa – co warto o niej wiedzieć?
Forma dokumentowa to sposób wyrażenia oświadczenia woli, który pozwala na utrwalenie jego treści oraz identyfikację osoby składającej to oświadczenie. W odróżnieniu od innych wariantów forma dokumentowa nie wymaga własnoręcznego podpisu ani szczególnych zabezpieczeń – wystarczy, iż treść dokumentu zostanie zachowana w sposób umożliwiający jej odtworzenie. Dlatego powszechnie stosuje się ją w obrocie gospodarczym, szczególnie w przypadku umów zawieranych na odległość, gdzie liczy się szybkość i wygoda komunikacji.
Umowa w formie dokumentowej może zostać zawarta np. poprzez e-maili czy SMS. Główna różnica między formą dokumentową a elektroniczną polega na tym, iż ta druga wymaga użycia kwalifikowanego podpisu elektronicznego. W większości przypadków biznesowych podpisywanie dokumentów w formie dokumentowej jest wystarczające, o ile przepisy szczególne nie stanowią inaczej. Warto jednak pamiętać, iż forma elektroniczna daje wyższy poziom bezpieczeństwa i pewności prawnej, co jest istotne przy transakcjach o dużej wartości lub w relacjach międzynarodowych.
Forma pisemna a forma elektroniczna – czym się różnią?
Forma pisemna to tradycyjna metoda zawierania umów, wymagająca własnoręcznego podpisu na dokumencie papierowym. W przypadku umów oznacza to konieczność wymiany fizycznych dokumentów, co jest czasochłonne i kosztowne, szczególnie przy transakcjach na odległość. Dlatego coraz częściej zastępowana jest rozwiązaniami elektronicznymi, które przy zachowaniu odpowiednich zabezpieczeń mają taką samą moc prawną i znacznie przyspieszają proces zawierania umów. Należy tu zwrócić uwagę na fakt, iż jeżeli przepis prawa (lub umowa) wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności, to można ją zachować także przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Tylko kwalifikowany podpis elektroniczny spełnia ten warunek – zwykły podpis elektroniczny czy skan podpisu w tej sytuacji nie wystarczą. Mówi o tym Art. 78¹ §1 Kodeksu cywilnego (k.c.):
„Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.Taka forma jest równoznaczna z formą pisemną.”
Kluczowe różnice między tymi formami to:
- forma pisemna wymaga fizycznego nośnika (papieru) i własnoręcznego podpisu,
- forma elektroniczna wymaga użycia kwalifikowanego podpisu elektronicznego, który zapewnia identyfikację podpisującego,
- dokumenty w formie elektronicznej można przesyłać natychmiast, bez konieczności transportu fizycznych kopii.
Forma elektroniczna stanowi nowoczesną alternatywę. Zgodnie z prawem, do jej zachowania wystarczy złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go podpisem kwalifikowanym. Rozwiązania, takie jak kwalifikowana pieczęć elektroniczna czy znacznik czasu, dodatkowo zwiększają bezpieczeństwo dokumentów elektronicznych. Z kolei, dzięki certyfikowanej weryfikacji tożsamości mamy pewność, iż osoba podpisująca dokument jest tą, za którą się podaje. Korzystając z rozwiązań SIGNIUS, zyskujesz gwarancję, iż Twoje umowy będą miały pełną moc prawną.
Podsumowanie
Wybór odpowiedniej formy dokumentu – dokumentowej, pisemnej czy elektronicznej – ma najważniejsze znaczenie dla jego ważności. Rozważając kwestię: forma dokumentowa a forma pisemna, warto podkreślić, iż różnią się one wymogami formalnymi, natomiast forma elektroniczna oferuje nowoczesne rozwiązanie równoważne formie pisemnej. Wybór formy zależy od sytuacji, rodzaju umowy i wymagań prawnych. W sprawach bardziej formalnych warto korzystać z formy pisemnej lub elektronicznej, natomiast w kontaktach codziennych często wystarcza forma dokumentowa. Zachęcamy do korzystania z profesjonalnych rozwiązań do podpisywania dokumentów, które zapewnią Ci zgodność z przepisami oraz wygodę.
