Formatowanie warunkowe Google Sheets – reguły, które warto znać

Formatowanie warunkowe w Google Sheets pozwoli Ci wyróżnić wizualnie komórki spałniające określone przez Ciebie kryteria. Na podstawie zasad, które ustalisz, możesz zmienić dowolny aspekt ich wyglądu – kolor tła, krój pisma, rozmiar i styl tekstu. Dzięki temu choćby bez wykresów i tabel przestawnych będziesz w stanie gwałtownie wyciągnąć wnioski z analizowanych danych.

Formatowanie warunkowe w Google Sheets – podstawowe reguły formatowania

Formatowanie warunkowe polega na określeniu warunków, po spełnieniu których wygląd jednej lub kilku komórek zmieni się w określony sposób. Możesz na przykład wskazać, iż jeżeli w jakiejś komórce pojawi się słowo „tak”, to jej tło ma zabarwić się na zielono. jeżeli wartość liczbowa spadnie poniżej określonego poziomu, to cyfry mają stać się czerwone. Zaś jeżeli data przypada na rok 2022, to ma ona zostać zapisana kursywą. Wszystkie dane będą przetwarzane natychmiast po wprowadzeniu, zaś zmiany wizualne w arkuszu – wprowadzane przez program automatycznie.

Aby stworzyć formułę formatowania warunkowego:

1. W Arkuszach Google otwórz plik, w którym chcesz pracować.
2. Zaznacz obszar, dla którego chcesz ustalić reguły formatowania, co najwygodniej zrobisz, przeciągając po nim myszką.
3. Z górnego menu wybierz opcję Formatuj > Formatowanie warunkowe.
4. Po prawej stronie ekranu pojawi się panel edycji. W zakładce Jeden kolor możesz określić takie elementy, jak:

• Zakres komórek, dla których zastosowanie ma mieć dana reguła (np. konkretna komórka, kolumna, wiersz cały arkusz).
• Reguły formatowania, czyli warunki, jakie mają zostać spełnione, aby formuła została uruchomiona. Na liście w polu Formatuj komórki, jeśli… masz do wyboru następujące opcje: są puste, nie są puste, tekst zawiera fragment, tekst nie zawiera fragmentu, tekst zaczyna się od, tekst kończy się na, tekst to dokładnie, data to, data wcześniejsza niż, data późniejsza niż, większe niż, większe lub równe, mniejsze niż, mniejsze lub równe, jest równe, jest różne od, jest pomiędzy, nie zawiera się pomiędzy oraz niestandardowa formuła to.
• Styl formatowania, czyli sposób w jaki ma zostać zmieniony wizualnie wskazany zakres komórek po spełnieniu reguły formatowania. Tu również masz do wyboru wiele możliwości, takich jak kolor tła komórki, kolor tekstu, a także jego pogrubienie, pochylenie, podkreślenie i przekreślenie.

5. Utwórz regułę, określając wszystkie trzy wymienione powyżej elementy.
6. Kliknij Gotowe.

W panelu edycji znajdziesz też drugą zakładkę, o nazwie Skala kolorów. Tu w sekcji Reguły formatowania możesz określić kilka wartości dla interesującego Cię zakresu liczb czy punktów procentowych. Po wskazaniu wartości minimalnej, maksymalnej oraz (opcjonalnie) środkowej, reguła formatowania warunkowego będzie kolorować komórki w ustawionej przez ciebie skali barw.

W jednym arkuszu możesz ustalić wiele reguł formatowania oraz zmieniać i usuwać te, które zostały wprowadzone już wcześniej.

Aby zobaczyć wszystkie ustalone dotychczas reguły, zaznacz zakres lub cały arkusz i ponownie wejdź w Formatowanie > Formatowanie warunkowe. Na pasku po prawej stronie pojawią się wszystkie zdefiniowane formuły. Po dwukrotnym kliknięciu możesz edytować regułę, a klikając ikonę kosza, możesz ją usunąć.

Formatowanie warunkowe z użyciem niestandardowych formuł

Jak wspomnieliśmy powyżej, jedną z dostępnych do wyboru reguł formatowania jest niestandardowa formuła to. Wybierając ją, możesz zastosować w Google Sheets formatowanie warunkowe niestandardowe, które daje uzytkownikom bardzo duże możliwości. Możesz za jego pomocą automatycznie formatować komórki na podstawie zawartości innych miejsc w arkuszu albo sprawdzić, czy jakaś wartość występuje w nim więcej niż jeden raz.

To właśnie tu znajdziesz też często poszukiwaną przez użytkowników funkcję, jaką jest warunkowe formatowanie wiersza według wartości komórki. jeżeli chcesz zmienić wygląd całego wiersza na podstawie wartości, która występuje w nim w dowolnym miejscu:

1. Otwórz arkusz, który chcesz sformatować.
2. Zaznacz zakres do edycji, np. wiersz 4.
3. W menu wybierz Formatuj > Formatowanie warunkowe.
4. Po prawej stronie ekranu pojawi się panel edycji. W sekcji Reguły formatowania wybierz Niestandardowa formuła to.
5. W okienku, które się pojawi, wpisz warunek uruchamiający formatowanie. jeżeli na przykład chcesz, aby wiersz czwarty zmieniał swój wygląd, kiedy w komórce A4 pojawi się słowo „tak”, wpisz regułę =$A$4=”tak”.
6. Określ styl formatowania i kliknij przycisk Gotowe.

Arkusze Google umożliwiają też formatowanie warunkowe całego wiersza, które stosowane będzie automatycznie również w każdej kolejnej linijce. Powiedzmy, iż analizujesz wyniki sprzedażowe w poszczególnych placówkach swojej firmy. W tabeli chcesz podświetlić na zielono wiersze z oddziałami, które osiągnęły wynik na poziomie 50 000 złotych i wyższy, zaś na czerwono te, które takiego planu nie wykonały. Aby uzyskać taki efekt:

potrzebne będzie Ci stworzenie następujących reguł:

Niestandardowe formuły w formatowaniu warunkowym dają użytkownikom możliwość zastosowania każdej, dowolnie zaawansowanej funkcji.

Usuwanie formatowania warunkowego — jak to zrobić i nie stracić ważnych danych?

Każdą formułę formatowania warunkowego można usunąć, klikając w ikonę kosza, która znajduje się obok jej nazwy. Takie działanie sprawi jednak, iż – wraz z regułą – z arkusza znikną wszelkie zmiany wizualne, jakie zostały wprowadzone za jej pomocą. Upewnij się więc, iż nie potrzebujesz już dłużej uwydatniać wybranych informacji, a do dalszej analizy wystarczy Ci standardowy format arkusza. jeżeli zaś chodzi o same dane, możesz spać spokojnie – usunięcie reguły nie powoduje utraty zawartości komórek.

Teraz już wiesz, jak ustawić formatowanie warunkowe tabeli, kolumny, wiersza, czy dowolnego innego zakresu komórek. Wszystkie te opcje są bardzo pomocne, gdyż dzięki nim wygodniej wyciągniesz wnioski z analizowanych danych i gwałtownie dostrzeżesz ewentualne błędy w raportach czy problemy finansowe firmy. Pamiętaj też, iż Arkusze Google dostępne są zarówno na komputerze, jak i w formie aplikacji mobilnej na tablet czy komórkę.

Jeszcze więcej darmowej wiedzy

Dowiedz się więcej na temat przydatnych funkcji programów wchodzących w skład Google Workspace, zapoznając się z artykułami na naszym blogu. jeżeli zaś chcesz zacząć korzystać z pakietu narzędzi od Google w swojej firmie lub szukasz sposobu na obniżenie kosztów już wykupionej licencji, skontaktuj się z jednym z naszych specjalistów. Chętnie rozwiążemy Twoje problemy.