Gazetka firmowa. Od czego zacząć wydawanie magazynu pracowniczego?

Gazetki firmowe dla pracowników są skutecznym narzędziem komunikacji wewnętrznej. Szczególnie przydatne są w organizacjach, w których znaczna część załogi nie pracuje na co dzień przy komputerze – produkcyjnych, transportowych czy z sektora budowlanego. Radzimy, jak zabrać się do przygotowania gazetki wewnętrznej – to wynik naszego kilkunastoletniego doświadczenia w tym zakresie.

Dlaczego warto wydawać gazetkę firmową dla pracowników?

Pracownicy, którzy zdają sobie sprawę, iż stanowią istotną część firmy, wykazują się większym zaangażowaniem w wykonywanie swoich zadań niż ci, którzy jedynie „odbijają kartę” przy bramie. Ma to szczególne znaczenie w przedsiębiorstwach produkcyjnych, gdzie zaniedbania ze strony pracowników mogą prowadzić do strat materiałów, awarii sprzętu czy wadliwych produktów, co z kolei generuje konkretne straty finansowe.

Komunikacja elektroniczna nie zawsze wystarcza, szczególnie w zakładach produkcyjnych. Z jednej strony staje się coraz bardziej natarczywa (ciągłe powiadomienia o nowych e-mailach, powiadomienia „push” na telefonach), a z drugiej strony jej dominacja prowadzi do wykluczenia cyfrowego osób mniej obeznanych z technologią. Z tego powodu, tam gdzie wymagana jest powszechność i skuteczność przekazu, tradycyjna drukowana gazetka pracownicza staje się nieocenionym narzędziem komunikacji wewnętrznej.

O czym pamiętać, wydając gazetkę firmową?

Prowadzenie projektu wydawniczego wymaga koordynacji prac wielu osób, a „im dalej w las, tym więcej drzew”. Warto na samym początku wykonać pracę analityczną, by mieć pewność, iż choćby w największym zamieszaniu nie zboczysz z adekwatnej ścieżki.

Zbadaj, w jaki sposób informacje krążą po firmie

Aby gazetka firmowa spełniała swoją funkcję, powinna odpowiadać na rzeczywiste potrzeby zarówno firmy, jak i jej pracowników. Zrozumienie tych potrzeb pomoże Ci uniknąć błędów na kolejnych etapach.

W każdej firmie komunikacja przebiega w trzech kierunkach:

• od góry do dołu (przekaz zarządu i kadry kierowniczej do pracowników),
• od dołu do góry (przekazywanie informacji zwrotnej przełożonym),
• poziomo (między różnymi działami).

Aby dowiedzieć się, czy w Twojej firmie któraś z tych ścieżek wymaga usprawnienia, warto przeprowadzić audyt komunikacji wewnętrznej.

Takie badanie możesz zlecić firmie zewnętrznej lub przeprowadzić samodzielnie. najważniejsze jest, aby diagnoza opierała się na rzeczywistych danych, a nie na przypuszczeniach.

Jeśli audyt komunikacji wewnętrznej wykonujesz samodzielnie, przygotuj pytania do pracowników na każdym szczeblu organizacji – od zarządu po szeregowych pracowników. Możesz wesprzeć się literaturą fachową lub źródłami internetowymi. Dzięki temu zyskasz wiedzę na temat drożności i skuteczności (bądź jej braku) każdego z trzech opisanych głównych kierunków komunikacji.

Korzystając z okazji, iż zwracasz się do załogi z prośbą o informacje dotyczące przepływu informacji, zapytaj pracowników, jakie informacje byłyby im na co dzień potrzebne, ale są dla nich nieosiągalne. jeżeli masz swoje przypuszczenia lub obserwacje, formułuj pytania tak, aby zweryfikować, czy inni podzielają Twoje spostrzeżenia. Sprawdzaj założenia, by później nie działać w oparciu o fałszywe tezy.

Określ cele wydawania firmowej gazetki

Rozmowy z pracownikami dostarczą Ci kompleksowego obrazu tego, jak postrzegają oni komunikację w firmie. Mogą też zwrócić uwagę na kwestie dotąd niedostrzegane. Po zebraniu tych informacji, weź czystą kartkę i zadaj sobie pytanie: dlaczego chcemy wydawać gazetkę firmową w naszej organizacji?

Choć odpowiedź „chcemy informować pracowników o firmowych wydarzeniach” może wydawać się wystarczająca, spróbuj zgłębić temat, analizując wyniki audytu. Czy pracownicy zawsze są świadomi powodów decyzji, które ich dotyczą? Czy między działami występują napięcia wymagające rozładowania? A może firma wdraża nową strategię, której realizacja jest kluczowa dla jej przyszłości?

Gazetka firmowa dla pracowników może pełnić wiele funkcji, dlatego odpowiedź na pytanie „w jakim celu ją tworzymy?” będzie składać się z kilku elementów. W miarę, jak w firmie pojawiają się nowe projekty, wyzwania czy problemy, treść gazetki będzie się zmieniać, aby wspierać aktualne potrzeby organizacji.

Gdy zdefiniujesz kluczowe, długoterminowe cele, jakie chcesz osiągnąć dzięki biuletynu pracowniczego, zapisz je i zakomunikuj wszystkim zaangażowanym w projekt. To będzie Wasz drogowskaz, który pomoże utrzymać adekwatny kierunek podczas pracy nad każdym numerem.

Przykładowe cele tworzenia gazetki firmowej dla pracowników:

• regularne dostarczanie pracownikom kluczowych informacji o firmie,
• poprawa jakości produktów i obsługi klienta poprzez edukację pracowników,
• promowanie najlepszych praktyk,
• tłumaczenie znaczenia długoterminowych inwestycji,
• budowanie marki pracodawcy w celu zatrzymywania talentów i przyciągania nowych kandydatów.

Wybrane cele uwzględnij na każdym etapie dalszych prac nad firmowym biuletynem: przy tworzeniu treści, projektowaniu layoutu, decydowaniu o częstości ukazywania się, nakładzie i sposobie dystrybucji egzemplarzy.

Rodziny pracowników to też czytelnicy gazetki firmowej

Warto mieć świadomość, iż dużą grupą czytelników czasopisma pracowniczego są rodziny pracowników. Choć nie oni są głównym odbiorcą, lektura gazetki w domu może pomóc im lepiej poznać firmę. W ten sposób mogą stać się jej naturalnymi ambasadorami, co może przyczynić się do budowania pozytywnego wizerunku przedsiębiorstwa. Rozważ zatem np. dedykowaną stronę dla najmłodszych, z krzyżówkami, rebusami i konkursami.

Jak powinna wyglądać gazeta pracownicza?

Aby zapewnić profesjonalny wygląd gazetki firmowej, konieczne będzie wsparcie doświadczonego grafika – może to być osoba zatrudniona w firmie, zewnętrzna agencja graficzna bądź firma zajmująca się custom publishingiem. Zdecydowanie nie próbuj samodzielnego składania gazetki w Wordzie – nie tylko zajmie to mnóstwo czasu, ale też efekt końcowy nie będzie satysfakcjonujący. Co więcej, drukarnie nie akceptują plików w formacie Word, więc pozorna oszczędność wygeneruje dodatkowe koszty.

Wybierając zewnętrzną agencję graficzną, zwróć uwagę na jej portfolio oraz referencje od klientów. Sprawdź, jak długo działają na rynku, czy obsługują renomowane marki oraz czy podobają Ci się ich wcześniejsze prace. Rzetelność świadczonych usług potwierdza długoterminowa obsługa klientów – jeżeli dana marka od lat nie zmienia agencji obsługującej skład czasopisma firmowego, to jest to najlepsza rekomendacja.

Jeśli spodoba Ci się agencja z drugiego końca kraju, nie wykluczaj współpracy. W większości przypadków praca nad biuletynem odbywa się za pośrednictwem maili i rozmów telefonicznych, więc odległość nie jest problemem.

Zlecając do zaprojektowania layout czasopisma pracowniczego, prawdopodobnie usłyszysz pytanie: „Jak wyobrażają sobie Państwo to czasopismo?”. Najłatwiej posiłkować się przykładami znanych, popularnych magazynów, takich jak tygodniki opinii czy prasa lifestyle’owa, np. „Chciałabym, aby nasza gazetka miała styl podobny do Polityki/Tele Tygodnia/Elle”. Oczywiście, nie chodzi o kopiowanie layoutu, ale o ustalenie estetycznych inspiracji.

Możesz też użyć bardziej obrazowych określeń, np. „Powinna być kolorowa, radosna, z nutą szaleństwa, ponieważ nasz zespół jest młody i innowacyjny.” lub „Chcemy, by wyglądała poważnie i prestiżowo, odzwierciedlając wizerunek naszej firmy”.

Warto również zainspirować się prasą dostępną w kioskach – układ treści, struktura, kolejność tematów oraz styl komunikacji są wynikiem wieloletnich badań i doświadczeń wydawców. Na przykład dobrym pomysłem jest stosowanie układu, w którym najpierw pojawiają się newsy, następnie dłuższe artykuły i analizy, a na końcu lżejsze, lifestylowe treści.

Kolportaż gazetek firmowych – jak dotrzeć do czytelnika?

Znając swoją firmę i zwyczaje pracowników, zastanów się, w jaki sposób najlepiej wyeksponować gazetkę firmową, aby była zauważona i chętnie czytana.

Kilka pomysłów na dystrybucję egzemplarzy:

• Dostarczaj bezpośrednio do biurek pracowników biurowych – to najprostszy sposób na zapewnienie, iż każdy otrzyma swój egzemplarz; ta metoda sprawdza się w mniejszych zespołach.
• Umieść stojaki z gazetkami w częściach wspólnych, takich jak kuchnie, bufety, kantyny, pokoje socjalne czy palarnie. W tych miejscach pracownicy mają czas na swobodną lekturę.
• Zapewnij obecność gazetki w firmowych środkach transportu, jeżeli firma organizuje transport, np. autobusami. To świetne miejsce, by pracownicy mogli sięgnąć po nią w drodze do pracy.
• W przypadku pracowników terenowych, kierownik brygady może rozdawać gazetki podczas porannej odprawy, zapewniając dotarcie do osób pracujących w terenie.
• Jeśli firma posiada wiele oddziałów, prześlij odpowiednią liczbę egzemplarzy do każdego z nich. Uwaga: znane są przypadki, gdy przesyłka z gazetką wylądowała zapomniana pod czyimś biurkiem. Aby się przed tym zabezpieczyć, zawczasu umów się z konkretnym pracownikiem danego oddziału, by np. od razu wyłożył egzemplarze w sekretariacie.

Warto przy pierwszym wydaniu zainwestować w stojaki na gazetki, które pomogą w lepszej prezentacji pisma. To nie tylko wygląda profesjonalnie, ale także ułatwia kolportaż i utrzymanie porządku, a regularnie eksponowany logotyp gazety zwiększa jej widoczność choćby po wyczerpaniu nakładu.

Oprócz wersji drukowanej grafik może przygotować elektroniczną wersję gazetki, by umieścić ją w firmowym intranecie. Może to być plik PDF lub interaktywny flipbook.

Jeśli rozważasz całkowite przejście na wersję elektroniczną, nie podejmuj decyzji wyłącznie z powodu oszczędności, ale weź pod uwagę efektywność realizacji założonych celów i dostępność dla odbiorców. Tworzenie tylko elektronicznej gazetki dla pracowników, którzy nie mają codziennego dostępu do komputerów, mija się z celem. W takiej sytuacji, szukając oszczędności, zmniejsz tylko nakład – dla pracowników działów produkcyjnych wydrukuj papierowe egzemplarze, a pracownikom biurowym prześlij PDF-a.

Jaki nakład gazetki firmowej?

Jeśli wszyscy pracownicy pracują przy swoich biurkach, można rozważyć druk w proporcji 1:1, choć jest to rzadkość. W przypadku gazetki dostępnej w częściach wspólnych wystarczy nakład wynoszący ok. 60-65% rzeczywistego zatrudnienia. Wiele osób może przeczytać ten sam egzemplarz, ale niektórzy pracownicy choćby nie zauważą gazetki.

Warto monitorować, jak rozchodzi się gazetka, aby dostosować nakład w przyszłych wydaniach. Im więcej egzemplarzy zostanie „sprzedanych” (tj. zniknie z miejsc ekspozycji), tym lepiej – to oznacza, iż gazeta zyskuje popularność i jest chętnie czytana przez pracowników!

Nazwa gazetki firmowej – jaką wybrać?

Dobrze jest, gdy nazwa gazetki firmowej odzwierciedla charakter firmy i nawiązuje do jej produktów. Można rozważyć wykorzystanie słów związanych z branżą, wartościami firmy lub wspólnymi celami. interesujące pomysły mogą obejmować akronimy, które nawiązują do misji przedsiębiorstwa, lub kreatywne połączenia, które budują pozytywne skojarzenia. Częstą praktyką są nazwy dwuczłonowe, gdzie jeden z członów to „News”, „Biuletyn”, „Wiadomości”, „Wieści” itp.

Poniżej publikujemy przykładowe oryginalne nazwy czasopism wewnętrznych z polskich firm:

• „Uniqalni”, UNIQA
• „Dunilinek”, Duni
• „Pepco Voice”, Pepco Poland
• „Zoom”, Grupa Sanofi
• „Świat Piwa”, Kompania Piwowarska
• „Świat PZU”, PZU
• „Ultimek”, Ultimo
• „InfoPaczka”, DHL Parcel Polska
• „W kolorze”, Śnieżka
• „OH!News”, Open Finance – Home Broker
• „Kimformator”, Kimball Electronics
• „LAB+”, Wessling Polska
• „Forum FORTE”, Fabryki Mebli FORTE
• „Budować Razem”, Eurovia
• „ASTOR Sfera”, ASTOR
• „The BIG BIK Times”, Grupa BIK (BIK, BIG InfoMonitor)
• „Nasz Krąg”, Allianz Polska
• „Shot CEDC”, Bols/Grupa CEDC
• „LeoPolonia”, Generali
• „Nettowinki”, Netto
• „Bank Express”, Nordea Bank Polska
• „Dzisiaj”, Tesco Polska

Warto również zaangażować pracowników w proces, organizując konkurs na nazwę bądź głosowanie na wstępnie wyselekcjonowane propozycje. Dzięki temu będą czuli się częścią projektu, co może zwiększyć ich zaangażowanie w lekturę gazetki.

Jak często wydawać czasopismo firmowe?

Przy planowaniu działań oraz budżetu musisz zdecydować, jak często magazyn powinien być wydawany. Najczęściej spotykanym rozwiązaniem jest cykl kwartalny – umożliwia to zebranie interesujących materiałów, a jednocześnie nie pozwala pracownikom zapomnieć o istnieniu gazetki firmowej. W naprawdę dużych organizacjach, dysponujących kilkuosobowymi działami komunikacji, spotyka się dwumiesięczniki lub choćby miesięczniki.

Przygotuj pracowników na pojawienie się gazetki

Jeśli w Twojej firmie do tej pory nie było żadnej gazetki pracowniczej, jej wprowadzenie może być sporym wydarzeniem. To doskonała okazja, aby zwiększyć zaangażowanie pracowników i zasygnalizować „nowe otwarcie” w zakresie komunikacji wewnętrznej.

Na etapie planowania zadawaliśmy sobie pytanie: „Dlaczego chcemy wydawać gazetkę?”. Podobne pytanie pojawi się również wśród pracowników: „Dlaczego firma inwestuje w ten projekt, skoro w kolejce jest tyle innych rzeczy?”. Przygotuj przemyślaną i przekonującą odpowiedź, którą jasno przedstawisz na początku publikacji, np. w artykule wstępnym.

Jeśli dysponujesz zespołem z zacięciem marketingowym, możesz zorganizować w firmie akcję teaserową zapowiadającą gazetkę, np. poprzez plakaty lub naklejki z zagadkowymi hasłami czy grafiką. Tego rodzaju działania mogą zwiększyć zainteresowanie i oczekiwanie na nową publikację.

Podsumowanie

Połączenie informacji o celu wydawania czasopisma z wytycznymi dotyczącymi treści, wyglądu, nakładu i cyklu wydawniczego tworzy kompletny brief projektu – dokument, który stanowi kompendium założeń redakcyjnych.

Spisanie wszystkich ustaleń w formie briefa ułatwi wprowadzenie nowych członków zespołu redakcyjnego oraz współpracę z zewnętrznymi partnerami. Przesłanie briefa do agencji graficzno-wydawniczej (custom publishingowej) przyspieszy proces uzyskiwania oferty i pomoże w wyborze odpowiedniego wykonawcy do realizacji prac projektowych i graficznych.