Urlopowy zawrót głowy 2026. Co z zaległymi dniami i kiedy należy się gotówka?

Początek roku to tradycyjnie czas porządkowania spraw kadrowych. Wielu pracowników wchodzi w 2026 rok z tzw. zaległym urlopem. Sprawdzamy, do kiedy trzeba go wykorzystać według aktualnych przepisów oraz jakie rewolucyjne zmiany w wypłacie ekwiwalentu i wnioskowaniu o wolne wchodzą w życie już 27 stycznia.

Prawo do wypoczynku jest jednym z fundamentów Kodeksu pracy. Choć zasady naliczania dni wolnych pozostają stabilne, to rok 2026 przynosi istotną cyfryzację procedur oraz nowe terminy rozliczeń finansowych między szefem a pracownikiem.

Do kiedy trzeba wykorzystać zaległy urlop?

Zgodnie z Kodeksem pracy, urlop wypoczynkowy powinien być wykorzystany w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo. jeżeli jednak tak się nie stało, dni te stają się urlopem zaległym.

• Ostateczny termin: na wykorzystanie zaległego urlopu z 2025 roku masz czas do 30 września 2026 roku.
• Ważne: pracodawca ma prawo wysłać pracownika na zaległy urlop w tym terminie choćby bez jego zgody, aby uniknąć kar z Inspekcji Pracy.

Gotówka zamiast wolnego? Tylko w jednym przypadku

Wielu pracowników pyta, czy mogą „sprzedać” swój urlop i otrzymać za niego pieniądze, przez cały czas chodząc do pracy. Odpowiedź brzmi: nie.

Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop przysługuje wyłącznie w sytuacji, gdy stosunek pracy wygasa lub zostaje rozwiązany (np. przy zwolnieniu lub odejściu z pracy), a pracownik ma jeszcze niewykorzystane dni wolne. Dopóki jesteś zatrudniony, musisz wykorzystać urlop „w naturze”, czyli po prostu odpoczywając.

Rewolucja od 27 stycznia 2026: Nowe zasady wypłat

Dotychczas termin wypłaty ekwiwalentu budził spory – teoretycznie pieniądze powinny trafić do pracownika w ostatnim dniu pracy. Nowelizacja Kodeksu pracy (Dz.U. z 2026 r. poz. 25) wprowadza dwa przejrzyste scenariusze:

1. Z ostatnią wypłatą: standardowo ekwiwalent trafi na Twoje konto razem z ostatnim wynagrodzeniem.
2. Zasada 10 dni: jeżeli termin Twojej pensji wypada przed dniem rozwiązania umowy, pracodawca ma maksymalnie 10 dni od zakończenia stosunku pracy na przelew za urlop.

Uwaga: jeżeli 10. dzień przypada w święto lub niedzielę, pieniądze muszą znaleźć się na Twoim koncie w ostatni dzień roboczy przed tym terminem.

Koniec ery papieru – wnioski przez e-mail

Od 27 stycznia 2026 r. wiele formalności staje się prostszych dzięki wprowadzeniu tzw. postaci elektronicznej. Do złożenia wniosku nie będzie już potrzebna kartka papieru i własnoręczny podpis. Wystarczy wiadomość e-mail lub dokument przesłany przez firmowy system, aby:

• wnioskować o urlop bezpłatny,
• ustalić harmonogram pracy,
• odebrać instrukcje BHP,
• wnioskować o wyjście prywatne.

Pamiętaj jednak, iż samo wypowiedzenie umowy wciąż wymaga bezpiecznego podpisu kwalifikowanego, jeżeli chcesz je złożyć drogą cyfrową. Zwykły e-mail w przypadku zwalniania się może nie wystarczyć.

Jak policzyć ekwiwalent w 2026 roku?

Wysokość wypłaty zależy od Twoich zarobków oraz tzw. współczynnika ekwiwalentowego (urlopowego).

• W 2026 roku współczynnik ten wynosi 20,92 (dla pełnego etatu).
• Prosty wzór: Twoje średnie miesięczne wynagrodzenie dzieli się przez 20,92, a następnie przez dobową normę czasu pracy (zazwyczaj 8 godzin). Wynik mnoży się przez liczbę godzin zaległego urlopu.

W podstawie wyliczeń uwzględnia się nie tylko pensję zasadniczą, ale też stałe premie czy dodatki za pracę w nocy.