Punkt wyjścia – brak jednego źródła danych
W DAAG największym wyzwaniem nie była sprzedaż ani sama produkcja. Okazało się nim planowanie – zamówień, produkcji i stanów magazynowych na podstawie rozproszonych informacji. Dane istniały, ale były porozrzucane: częściowo w systemie magazynowym, częściowo w sklepie internetowym, częściowo w Excelach, a częściowo… w głowach pracowników. W praktyce prowadziło to czasami to do kilku typowych zjawisk:
- nadprodukcji jednych produktów,
- braków magazynowych innych,
- zamrażania kapitału w towarach o niskiej rotacji,
- decyzji zakupowych podejmowanych pod presją czasu.
Brakowało nam jednego, spójnego mechanizmu, który odpowiadałby na podstawowe pytanie: „Co powinniśmy zamówić lub wyprodukować w najbliższym okresie, jeżeli bazujemy na danych, a nie przeczuciach?”.
Zamiast wielkiego systemu – jedno niskobudżetowe rozwiązanie
W planach automatyzacji świadomie nie zdecydowaliśmy się na kosztowne, rozbudowane systemy. Nie dlatego, iż nie
dostrzegamy ich wartości, ale dlatego, iż w naszym przypadku oznaczałyby długie wdrożenia, wysokie koszty oraz konieczność dopasowania procesów do narzuconej logiki systemu.
Zamiast tego postawiliśmy na niskobudżetową automatyzację, dopasowaną dokładnie do naszego modelu biznesowego. Najważniejszym elementem tego podejścia było stworzenie customowego narzędzia do planowania produkcji i zamówień, opartego o bota działającego na Telegramie (ilustracja).
DaagBot na Telegramie, źródło: materiały własne autora
Bot powstał w ścisłej współpracy z doświadczonym programistą – to on czuwał nad kodem i architekturą. Nie będę operował technicznym żargonem, ani sypał szczegółami dotyczącymi backendu, ponieważ z perspektywy użytkownika są one drugorzędne.
Najważniejszy jest efekt – intuicyjny i błyskawiczny czat na platformie Telegram. To właśnie tam, w środowisku, które każdy z nas zna i obsługuje jedną ręką, dzieje się cała magia komunikacji.
Udowadniamy tym samym, iż zaawansowane procesy nie muszą wiązać się ze skomplikowanym interfejsem – wystarczy zaufany programista i prostota, która nie wymaga od klienta czytania instrukcji obsługi.
Bot na Telegramie jako centrum decyzyjne
Bot nie jest ciekawostką technologiczną ani dodatkiem „na pokaz”. To narzędzie operacyjne, które codziennie wspiera nasze decyzje produkcyjne i zakupowe.
Jego działanie opiera się na kilku filarach.
- Aktualne stany magazynowe. Bot pobiera je bezpośrednio z systemu OptiMakers, w którym pracujemy na module WMS. Dane obejmują zarówno produkty gotowe, jak i surowce – zawsze w aktualnym ujęciu.
- Integracja ze sprzedażą. Stany magazynowe są zestawiane z rzeczywistą sprzedażą w sklepie internetowym. Analizowane są konkretne przedziały czasowe, co pozwala nie tylko zobaczyć wolumen sprzedaży, ale także tempo rotacji poszczególnych produktów.
- Analiza trendów i sezonowości. Ten sam produkt w różnych momentach roku ma inną wagę decyzyjną. System uwzględnia sezonowość i zmiany trendów sprzedażowych, dzięki czemu decyzje nie są podejmowane w oderwaniu od kontekstu rynkowego.
Istotnym elementem pozostaje również czynnik ludzki. Dane nie zastępują doświadczenia zespołu – one je porządkują. Każdy produkt ma przypisaną tzw. „ważność”, wynikającą z wiedzy operacyjnej, obserwacji rynku i doświadczenia sprzedażowego zespołu DAAG.
Na tej podstawie bot generuje automatyczne rekomendacje zakupowe: wskazuje, co należy zamówić, w jakiej ilości, które produkty się kończą, a które znajdują się w nadwyżce.
Excel jako punkt decyzyjny, a nie analityczny
Efektem działania opisanego systemu jest automatycznie generowany arkusz Excel. Najważniejsza różnica polega na tym, iż nie jest to arkusz do dalszej analizy, ale do podejmowania decyzji. W jednym miejscu widać czarno na białym, co powinniśmy zamówić w danym okresie, z czym można poczekać i gdzie pojawia się ryzyko braków lub nadwyżek.
Dla produkcji DAAG był to krok milowy. Po raz pierwszy planowanie przestało być reakcją na kryzys, a stało się procesem opartym na przewidywaniu.
Jak to działa w praktyce i co realnie rozwiązuje
Telegram jako interfejs, Excel jako forma raportu, OptiMakers jako źródło danych magazynowych. To połączenie, które nie stworzyło barier wejścia, a zamiast tego uporządkowało nasze procesy (tabela).
Jak działa system planowania i optymalizacja zamówień, produkcji i stanów magazynowych w DAAG
Najważniejszy wniosek z tych wdrożeń jest prosty: automatyzacja nie musi być droga ani skomplikowana, żeby była skuteczna. Całe rozwiązanie jest niskobudżetowe, nie wymaga wielomiesięcznych wdrożeń ani skomplikowanych interfejsów i opiera się na narzędziach, które zespół już zna.
Efekty operacyjne automatyzacji – mniej chaosu, więcej przewidywalności
Po wdrożeniu systemu zauważyliśmy konkretne efekty:
- ograniczenie nadprodukcji,
- lepsze zarządzanie kapitałem zamrożonym w magazynie,
- większą płynność w planowaniu zakupów,
- spójniejszą komunikację między działami.
Produkcja przestała działać w trybie alarmowym, zakupy stały się procesem planowanym, a magazyn przestał być wąskim gardłem i zaczął pełnić rolę centrum informacyjnego.
Dodatkowo wszystkie istotne dane magazynowe znajdują się w jednym systemie, co wprowadza porządek. OptiMakers z modułem WMS daje pełny obraz stanów produktów gotowych, surowców, rotacji oraz bieżących potrzeb produkcyjnych. To jedno źródło prawdy znacząco skraca czas podejmowania decyzji i eliminuje wewnętrzne sprzeczności.
Komunikacja wsparta danymi
W DAAG na co dzień korzystamy z prostych narzędzi komunikacyjnych, takich jak WhatsApp, do bieżących ustaleń czy wymiany informacji. Jednak wciąż znaczenie mają dla nas regularne, cotygodniowe spotkania zespołu, podczas których omawiamy aktualną sytuację operacyjną, rekomendacje wynikające z danych oraz priorytety na kolejne tygodnie. Dzięki temu dane nie funkcjonują w próżni, ale przekładamy je na nasze realne decyzje.
Dodatkowym elementem codziennej pracy zespołu jest wykorzystanie ChatGPT jako wsparcia decyzyjnego. Nie traktujemy go jednak jak nieomylnego doradcy, ale jak drugą parę oczu do analizy scenariuszy, porządkowania danych, testowania hipotez. W praktyce to oznacza jedno: decyzje są szybsze, lepiej uzasadnione i mniej emocjonalne.
Przeczytaj również: Oskar Lipiński: Produkt i marka, a nie reklama decydują dziś o sukcesie e-commerce [wywiad]
Wniosek? Skalowanie bez kosztownego heroizmu
Największą wartością całego procesu nie jest konkretny bot ani narzędzie. Jest nią powtarzalność decyzji. Operacje przestały zależeć od intuicji, presji czasu czy indywidualnej pamięci. Zaczęły opierać się na danych, wspólnym kontekście i jasnych kryteriach.
Zapamiętaj
Naprawdę skuteczna automatyzacja nie polega na wdrażaniu najdroższych systemów. Polega na zrozumieniu własnych procesów i ubraniu ich w proste narzędzia. My wybraliśmy prostotę. I to był najlepszy wybór operacyjny, jaki mogliśmy podjąć.
