Horrory związane z ERP i sposoby na powrót na adekwatne tory

Dlaczego organizacje inwestują w Planowanie zasobów przedsiębiorstwa (ERP) systemy? Cel jest prosty: sprawić, by ich firma była bardziej wydajna, pracownicy bardziej produktywni, a klienci szczęśliwsi, a co za tym idzie, poprawa wyników finansowych.

Jednak wiele organizacji doświadcza czegoś odwrotnego – nieefektywnego działania, nieszczęśliwych pracowników i klientów oraz strat finansowych. Według badania Gartnera z 2024 r. „Co muszą zrobić liderzy IT, aby uniknąć rozczarowujących inicjatyw ERP”do 2027 r. „ponad 70% niedawno wdrożonych inicjatyw ERP nie osiągnie w pełni swoich pierwotnych celów biznesowych”. Jeszcze bardziej niepokojące jest to, iż „aż 25% z nich zakończy się katastrofalną porażką”.

Poznajmy niektóre przyczyny dlaczego projekty ERP kończą się niepowodzeniem przyglądając się poniższym trzem prawdziwym horrorom oraz rekomendacjom, co możesz zrobić, aby nie stać się kolejną statystyką.

Naciskanie na uruchomienie, gdy system nie był gotowy, doprowadziło do katastrofy PR

The Wdrożenie ERP-a gdyż firma zajmująca się sprzedażą detaliczną już źle trafiła, gdy przeoczono krytyczne wymagania. Doprowadziło to do problemów z fakturowaniem, długich kolejek w sklepach i braku możliwości obsługi przesyłek, co z kolei doprowadziło do długich kolejek ciężarówek powodujących korki. Temat fakturowania i korki trafiły choćby do wiadomości.

Partner technologiczny tej firmy poinformował sprzedawcę, iż kontrola stanu systemu przebiegła pomyślnie, choć w rzeczywistości tak się nie stało, i nakłonił klienta do uruchomienia, mimo iż był w pełni świadomy, iż system nie jest gotowy. Partner technologiczny pomyślał, iż może to po prostu załatać na bieżąco.

Pomimo wewnętrznych obaw gigant handlu detalicznego uruchomił system pod naciskiem swojego partnera technologicznego i niemal natychmiast system zaczął się załamywać i trzeba było go zatrzymać. Kiedy działalność się załamała, sklepy musiały zostać zamknięte. Firma musiała ponownie aktywować swój dotychczasowy system.

Wycofanie zmian wymagało czasu, a sprzedawca stracił w ten sposób miliony dolarów. Klienci skarżyli się na opóźnienia w dostawie zakupionych artykułów oraz trudności w uzyskaniu zwrotu pieniędzy lub wymiany wadliwych produktów.

Można było tego wszystkiego uniknąć dzięki dokładnemu planowaniu, przejrzystej komunikacji i realistycznemu zrozumieniu, co jest potrzebne, aby wdrożyć system ERP. Zamiast tego pominęli krytyczne kroki, pośpieszyli z uruchomieniem i polegali na poprawkach po uruchomieniu.

Konsultant ds. technologii, który przeżył tę przerażającą historię, zauważył, iż do upadku doszło, ponieważ partner technologiczny próbował forsować swój własny program zamiast planu klienta i zamiast przeprowadzać staranną weryfikację, zaryzykował sukcesem klienta.

Powtarzające się niepowodzenia we wdrażaniu ERP stwarzały ryzyko dla bezpieczeństwa pacjentów

Firma farmaceutyczna działająca w ściśle regulowanym obszarze FDA (Amerykańskiej Agencji ds. Żywności i Leków) wypróbowała cztery wdrożenia ERP w ciągu pięciu lat, każde zakończyło się niepowodzeniem. Te niepowodzenia naraziły firmę na poważne ryzyko, w tym obawy dotyczące bezpieczeństwa pacjentów wynikające z niewłaściwej obsługi przesyłek, potencjalnej niezgodności z przepisami FDA i nieefektywności w globalnym łańcuchu dostaw.

Problemy wynikały z nieodpowiedniego gromadzenia wymagań, złego planowania migracji danych i braku zrozumienia przepisów FDA. Partnerom technicznym firmy nie udało się zaprojektować systemu, który spełniałby specyficzne potrzeby klienta w zakresie zgodności, co przełożyło się na zbyt obiecujące wyniki, które nie zostały dostarczone.

Projekt nigdy nie został uruchomiony po czterech próbach. Klient stracił miliony dolarów w wyniku zmarnowanych zasobów, niedotrzymania terminów i zakłóceń w działalności. Legalność jej działalności została zagrożona nieprzestrzeganiem przepisów FDA, wzrosła nieefektywność operacyjna, a reputacja firmy została poważnie nadszarpnięta.

Nie tylko borykał się z poważnymi niepowodzeniami zewnętrznymi, ale także wewnętrznymi. Awaria systemu wpłynęła na wypłaty prowizji zespołów sprzedaży, panowała ogólna nieufność do przywództwa, a interesariusze musieli uporać się ze skutkami powtarzających się awarii i przeróbek.

Jeden z zaangażowanych konsultantów ERP zauważył, iż brak wiedzy specjalistycznej partnerów technologicznych w środowisku regulowanym, w połączeniu ze złożonymi relacjami interesariuszy niechętnych ryzyku, utrudnia podejmowanie decyzji. Klienci regulowani są przyzwyczajeni do otrzymywania doskonale sprawdzonego systemu i nie są przyzwyczajeni ani nie chcą angażować się w proces, który jest odporny na błędy. jeżeli partner technologiczny nie ma umiejętności miękkich, aby pokonać trudności związane z wdrażaniem w tym środowisku, doprowadzi to do wielu niepowodzeń i katastrof.

Migracja do Cloud ERP gwałtownie się popsuła

Duże przedsiębiorstwo użyteczności publicznej obsługujące duży obszar metropolitalny zdecydowało się na migrację ze starszej platformy na nową ERP oparty na chmurze rozwiązanie umożliwiające unowocześnienie modułów zasobów ludzkich, finansów i operacji.

Liderzy migracji nie docenili poziomu złożoności projektu i nie przeznaczyli wystarczających zasobów na jego planowanie. Oprócz złego planowania, w całym okresie realizacji projektu przeprowadzono niewystarczające testy systemu i brakowało odpowiednich strategii zarządzania ryzykiem.

To gwałtownie doprowadziło do znacznych zakłóceń w działaniu, co z kolei spowodowało powszechne błędy w rozliczeniach, kumulację niepobranych opłat i nadmierne obciążanie klientów.

Klienci byli bardzo sfrustrowani nadmiernymi opłatami i błędami i stracili całe zaufanie do firmy, powodując poważne szkody dla reputacji. A zaległości w opłatach oznaczały dla firmy setki milionów strat finansowych.

Z powodu chaosu doszło także do zmian w kierownictwie – dyrektor zarządzający ustąpił ze stanowiska po niecałym roku pełnienia funkcji; odejście było następstwem decyzji zarządu o przyjęciu nowego modelu zarządzania.

Chociaż podejmowane są wysiłki mające na celu rozwiązanie zaległości finansowych i naprawienie systemów rozliczeniowych, szacuje się, iż przywrócenie zaufania i efektywności operacyjnej firmie zajmie lata.

Jeden z zaangażowanych ekspertów skomentował, iż migracja nie powiodła się ze względu na brak planowania i zasobów w złożonym środowisku, niedocenianie złożoności projektu przez kierownictwo, brak planów testowania i ograniczania ryzyka oraz chęć podejmowania ryzyka podczas misji -systemy krytyczne, takie jak rozliczenia.

Jak wrócić na adekwatne tory po niepowodzeniu projektu ERP

We wszystkich trzech historiach widzimy, iż niepowodzenie projektu ERP ma wpływ nie tylko na organizację wewnętrznie, ale także na zewnątrz. Skutki mogą być dalekosiężne i długotrwałe i mogą zaszkodzić reputacji publicznej.

Organizacje muszą mieć pewność, iż partner technologiczny podejmujący się projektu doskonale rozumie biznes i branżę. Obejmuje to wszelkie przepisy, których organizacja musi przestrzegać, aby mieć pewność, iż system ERP jest zgodny. W przeciwnym razie zdolność organizacji do legalnego działania może być zagrożona, jak miało to miejsce w przypadku drugiego horroru.

Partner musi zebrać wszystkie krytyczne wymagania, a następnie opracować szczegółowe ramy projektu, obejmujące jasne role i dobrze określony zakres, a także ustalić realistyczny harmonogram, którego zainteresowane strony mogą z łatwością przestrzegać. Istotne jest utrzymanie jasnej, przejrzystej i stałej komunikacji pomiędzy partnerem a interesariuszami przez cały czas trwania projektu. Powyższe historie pokazują poważne konsekwencje złego planowania i komunikacji.

Ważne jest także sprawdzenie, czy partner jest na bieżąco z najnowszymi osiągnięciami w swoich praktykach, np. dzięki Sztuczna inteligencja do predykcyjnego zarządzania ryzykiem i monitorowania w czasie rzeczywistym identyfikować i rozwiązywać potencjalne problemy na wczesnym etapie procesu, zapobiegając opóźnieniom i zapewniając pomyślne wyniki projektu, przy jednoczesnym zachowaniu zgodności z przepisami i bezpieczeństwem; oraz narzędzia do migracji danych oparte na sztucznej inteligencji, które zmniejszają liczbę błędów i przyspieszają proces.

Wreszcie wszyscy zaangażowani w Wdrożenie projektu ERP musi pamiętać o celu posiadania systemu ERP – zwiększeniu efektywności operacyjnej, zadowoleniu pracowników i klientów oraz rozwoju firmy – i upewnić się, iż robi to, do czego jest przeznaczony, co oznacza, iż ​​każda decyzja i działanie podejmowane w trakcie projektu muszą być spójne mając na uwadze ten ostateczny cel.